Briefarten
Ein Brief ist immer eine schriftliche
Mitteilung. Er kann von einer Privatperson an eine andere Privatperson
gerichtet sein, dann handelt es sich um einen Privatbrief; von einer Privatperson an eine offizielle Stelle (Behörde, Firma,
Institution), dann ist dies ein halbprivater
Geschäftsbrief; von einem Betrieb/einer Firma an einen anderen
Betrieb/eine Firma oder von einem Betrieb/einer Firma an eine offizielle
Stelle. Es handelt sich hierbei um einen Geschäftsbrief.
Nach dieser Einteilung richten sich auch die Wortwahl und der Stil des
Schreibers.
Sachliche Briefe
Alle Geschäftsbriefe - auch wenn sie halbprivat sind - sind sachlich abzufassen und es müssen einige formale Festlegungen eingehalten werden.
Diese Art von Brief sollte klar gegliedert, kurz
und übersichtlich sein. Am Anfang des Briefes steht links der Briefkopf,
der Angaben des Absenders und sechs
Leerzeilen darunter die des Adressaten
enthält. In der ersten Zeile des Briefkopfes stehen rechts der Ort
und das Datum.
Die Betreffzeile wird vom
Briefkopf mit vier Leerzeilen abgesetzt, danach folgt die offizielle
Anredeformel einschließlich verliehener Titel und Dienstbezeichnungen.
Gruß- und Anredeformeln sind übliche Wendungen und sollten
vom Schreiber eingehalten werden, um nicht unhöflich zu wirken. Der
sachliche Schreibstil sollte sich durch
klare Aussagesätze und eine abwechslungsreiche Gestaltung des Satzbaus
auszeichnen.
Mit Bild 1 ist der grundlegende Aufbau eines halbprivaten Geschäftsbriefes vorgegeben.
Der Geschäftsbrief
hat neben der Funktion des Informationsträgers
gleichzeitig eine Repräsentationsfunktion.
Er ist die Visitenkarte eines Unternehmens. Deshalb soll für Form
und Inhalt besondere Sorgfalt aufgewandt werden.
Die Gestaltung sollte der DIN 676 und
DIN 5008 entsprechen.