Das Protokoll
ist eine Sonderform des Berichts.
Protokollieren ist ein Darstellungsverfahren, das den Ablauf und die Ergebnisse
von Versammlungen, Tagungen, Verhandlungen, Projekten oder wissenschaftlichen
Experimenten festhält.
Das Wort Protokoll stammt aus der Rechts- und Kanzleisprache.
Seinen Ursprung hat es im Griechischen prótos – "der Erste"
und kólla – "Leim"; in der Antike wurde ein "vorgeleimtes"
Blatt mit dem knapp zusammengefassten Inhalt und dem Namen des Verfassers
auf eine Papyrusrolle geklebt.
In Versammlungen von Schüler- oder Lehrerkonferenzen, Vereinen oder
Parteien, bei Tagungen von Gremien (Parlament, Aufsichtsrat), bei Wahlen,
Gerichtsverhandlungen oder bei der Polizei werden Protokolle angefertigt
- überall dort, wo Beschlüsse gefasst oder wichtige Ergebnisse
erarbeitet werden. Auch eine Unterrichtsstunde kann man protokollieren,
ebenso Projekte und Schülerversuche.
Das Protokoll einer Versammlung ist eine wichtige Gedächtnisstütze.
Es ermöglicht jedem Teilnehmer, den Verlauf sowie Ergebnisse oder
Beschlüsse nachzuvollziehen. Mitglieder, die nicht anwesend waren,
können sich im Protokoll informieren.
Ein Protokoll muss sachlich, korrekt und wahrheitsgetreu sein. Mit seiner
Unterschrift bürgt der Protokollant dafür.
Die zwei häufigsten Formen des Protokolls sind das Verlaufsprotokoll
und das Ergebnisprotokoll.
Während das Verlaufsprotokoll
den gesamten Ablauf einschließlich der wichtigsten Redebeiträge
und Beschlüsse oder Ergebnisse in schriftlicher Form festhält,
beschränkt sich das Ergebnisprotokoll
auf die Resultate.
In beiden Protokollformen muss der genaue Wortlaut der Beschlüsse
wiedergegeben werden, ebenso die exakten Abstimmungsergebnisse (Jastimmen,
Neinstimmen, Enthaltungen).
Der Schreiber eines Protokolls folgt einem bestimmten Schema.
Darin enthalten sind:
Ort:
Datum und Zeit:
Anwesende / entschuldigt Fehlende:
Thema:
Protokollant:
Tagesordnung (bei Verlaufsprotokoll):
Verlauf (bei Verlaufsprotokoll):
Ergebnisse / Beschlüsse:
Unterschrift:
Die bestimmende Zeitform des Protokolls ist das Präsens.
Ein Gedächtnisprotokoll fertigt ein Teilnehmer erst nach einer Veranstaltung - aus dem Gedächtnis - an, meist zu privaten Zwecken. Er erinnert sich später an Punkte, die er für wichtig hält, und schreibt sie auf. Dieses Protokoll hat keinen Beweischarakter, da sein Wahrheitsgehalt von der subjektiven Gedächtnisleistung und Wertung des Schreibers abhängt. Darum trägt es auch keine Unterschrift.