Zur Nutzung von E-mail benötigt man ein E-Mail-Programm. Dieses holt Mails vom E-Mail-Server des Betreibers (provider) ab, der die Nachrichten in einer Mailbox auf dem Server gespeichert hat. Ein E-Mail-Programm braucht zur Konfiguration üblicherweise Angaben über das Benutzerkonto (account) des Benutzers (Benutzername + Passwort). Gewöhnlich sieht eine Mailadresse wie folgt aus:
benutzer@domain
Bestimmte Tastenkombinationen oder Sonderzeichen werden in der Regel bei einer Mailadresse nicht akzeptiert.
Das herkömmliche E-Mail-System
hat einige Schwächen. Da die meisten Nachrichten im Klartext verschickt
werden, können diese "unterwegs" gelesen werden - ähnlich
wie eine herkömmliche Postkarte nicht durch einen Umschlag vor neugierigen
Lesern geschützt ist.
E-mails haben keine Beweiskraft, es
sei denn, man bemüht einen E-Mailfrachtdienst, der die Kommunikation
überwacht und es erlaubt, eine Zustellbestätigung
zu verschicken, die später vom Sender oder Dritten bestätigt
werden kann. Dieser Vorgang ist vergleichbar mit einem Einschreiben
mit Rückschein bei der Post.
Mittlerweile wird in vielen Ländern der E-Mail-Verkehr vom Staat
überwacht. Seit 2005 sind die Internet Service
Provider verpflichtet, entsprechende Hard- und Software bereit
zu halten, um einer Überwachungsanforderung
sofort nachkommen zu können.
Einige Begriffserklärungen
Webmaster: dort kann man Betreiber
einer Website kontaktieren
Postmaster: für Probleme beim Mailempfang
und -versand
Noreply (auch no-reply) zeigt an, dass kein wirkliches Postfach vorhanden ist und man folglich dem Absender nicht antworten kann.
CC = carbon copy, Kopie, benannt nach dem Kohledurchschlag früherer Zeit, bei dem zwischen zwei Blatt Papier ein Kohlepapier kommt, so dass man Kopien herstellen konnte. Beim Schreiben einer Mail kann man so eine Nachricht an mehrere Empfänger senden. Man sagt damit, dass der Empfänger dies zur Kenntnis bekommt, die Nachricht aber nicht direkt an ihn gerichtet ist, alle sind informiert.
BCC = blind carbon copy, auch BK = Blindkopie: Andere Empfänger sehen den Adressaten nicht.
Dateianhang (attachment): Datei, die zusammen mit einer Mail verschickt wird. Mails können schnell so groß werden, dass der Versand Probleme bereitet. Dateianhänge können auch Viren beinhalten, deshalb ist beim Öffnen von Mails mit unbekanntem Absender Vorsicht geboten.
Signatur: optisch abgetrennter Bereich, der die Postadresse des Absenders enthält. Die korrekte Abtrennung erfolgt am Zeilenanfang mit einer Zeichenkette nach folgendem Standard: Minus Minus Leerzeichen Zeilenumbruch
Betreffzeile: Hier sollte man sich um eine prägnante Formulierung bemühen, damit die Mail bei der heute vorhandenen Informationsfülle nicht übersehen wird.